Платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.

Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються електронні цифрові підписи (далі – ЕЦП) посадових осіб платника податків у такому порядку:

- першим – ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера),

- другим – ЕЦП керівника,

- третім – ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку:

- першим – ЕЦП керівника,

- другим – ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

Платником податків фізичною особою - суб’єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку:

- першим – ЕЦП платника податків - фізичної особи,

- другим – ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності).

Відповідна норма визначена пп.7.1 п.7 р. ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 № 233. Також з цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитися  на офіційному веб-порталі Міндоходів у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (дане роз’яснення у категорії 135.03).